Vertrauensvolle Partnerschaften mit innovativen Lieferanten

Was ist Coupa?
Coupa ist die digitale Plattform, die unser Unternehmen zur Verwaltung von Beschaffung, Sourcing, Verträgen und Bestellungen mit unseren Lieferanten nutzt.

Warum nutzt Speira Coupa?
Wir nutzen Coupa, um unsere Beschaffungsprozesse zu standardisieren und zu digitalisieren, die Transparenz zu verbessern, manuelle Prozesse zu minimieren und zeitnahe und korrekte Zahlungen zu gewährleisten.

Was ist das Coupa Supplier Portal (CSP)?
Das Coupa Supplier Portal (CSP) ist ein kostenloses Online-Portal, über das Lieferanten mit Speira zusammenarbeiten, Bestellungen empfangen und bestätigen sowie an Beschaffungsmaßnahmen teilnehmen können.

Ist das Coupa Supplier Portal kostenlos?
Ja. Das CSP ist für Lieferanten kostenlos. Es fallen keine Abonnement- oder Transaktionsgebühren an.

Benötige ich ein Coupa-Konto, um mit Speira zu arbeiten?
Nein, Sie benötigen kein Coupa-Konto. Um jedoch nahtlos mit uns interagieren zu können, sollten Sie eines erstellen. Damit können Sie Bestellungen empfangen und an der Beschaffung teilnehmen.

Wie erhalte ich Zugang zum CSP?
Sie erhalten eine Einladungs-E-Mail entweder von Coupa oder von Speira. Folgen Sie dem Link in der E-Mail, um Ihr Konto zu erstellen. Alternativ können Sie dem Link „Onboarding” im Abschnitt „Schulung und Support” folgen. In diesem Fall müssen Sie uns nach Ihrer Registrierung bei Coupa eine Einladung zur Verbindung über den CSP senden.

Ich habe bereits ein CSP-Konto bei einem anderen Kunden. Kann ich dasselbe Konto verwenden?
Ja. Sie können ein CSP-Konto verwenden, um mehrere Kunden zu verwalten.

Wer in meiner Organisation sollte Zugriff haben?
Wir empfehlen, mindestens einen Hauptadministrator und einen Backup-Administrator zu haben.

Was kann ich tun, wenn ich keine Einladung erhalten habe?
Wenden Sie sich bitte an Ihren Speira-Ansprechpartner oder unser Procurement Support Team unter coupa-supplier-helpdesk@speira.com.

Was ist Sourcing in Coupa?
Sourcing in Coupa bezieht sich auf Online-Angebotsanfragen (RFQ), Ausschreibungen oder Wettbewerbsausschreibungen, die von Speira initiiert werden.

Wie werde ich zu einer Sourcing-Veranstaltung eingeladen? 
Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung von do_not_reply@speira.coupahost.com mit einem Link zur Veranstaltung im Coupa Supplier Portal (CSP). Bitte fügen Sie diese Adresse zu Ihrer Liste sicherer Absender hinzu, damit Sie keine Anfragen von uns verpassen.

Benötige ich ein Coupa Supplier Portal (CSP)-Konto, um an der Beschaffung teilzunehmen?
Nein, Sie benötigen kein CSP-Konto. Da jedoch alle Beschaffungsvorgänge über das CSP verwaltet werden, haben Sie mit einem Konto leichteren Zugriff auf die Inhalte.

Was kann ich in einer Beschaffungsveranstaltung tun?
Sie können: (i) Anforderungen und Dokumente einsehen; (ii) klärende Fragen stellen; (iii) Preise und Angebote einreichen; (iv) Anhänge hochladen.

Sind die Angebote für andere Lieferanten sichtbar?
Nein. Die Angebote sind vertraulich und nur für Speira sichtbar.

Wie werden Verträge in Coupa verwaltet? 
Nach der Vergabe können Verträge in Coupa erstellt und gespeichert werden. Möglicherweise werden Sie aufgefordert:
- die Vertragsbedingungen zu überprüfen
- Verträge elektronisch zu akzeptieren
- unterzeichnete Dokumente hochzuladen

Wie erhalte ich Bestellungen?
Sie erhalten Bestellungen über:
- CSP-E-Mail
- von do_not_reply@speira.coupahost.com
- oder beides 
Um sicherzustellen, dass Sie keine Anfragen von uns verpassen, fügen Sie diese E-Mail-Adresse bitte Ihrer Liste sicherer Absender hinzu.

Muss ich Bestellungen bestätigen?
Das ist zwar nicht erforderlich, wird jedoch empfohlen. Wenn Sie über ein CSP-Konto verfügen, können Sie damit den Erhalt und die Annahme von Bestellungen bestätigen.

Kann ich Änderungen an Bestellungen überprüfen?
Ja. Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung über alle Änderungen, und wenn Sie über ein CSP-Konto verfügen, sind die Änderungen auch dort sichtbar.

Kann ich Auftragsbestätigungen oder Versandbenachrichtigungen erstellen? 
Wenn Sie sich im Coupa Supplier Portal (CSP) befinden, können Sie Mengen bestätigen und Kommentare hinzufügen.

Was passiert, wenn es ein Problem mit einer Bestellung gibt? 
Sie können sich an den Besteller, Ihren Ansprechpartner bei Speira oder über das CSP wenden.

Kann ich eine Rechnung über das Coupa-Lieferantenportal an Speira senden?
Nein, Sie sollten uns keine Rechnungen über Coupa senden und auch keinen Coupa-Link in einer E-Mail oder im Coupa-Lieferantenportal anklicken. Rechnungsstellung und Zahlung sind nicht Teil von Coupa, daher werden sie weiterhin wie bisher abgewickelt. Senden Sie Ihre Rechnungen daher bitte weiterhin an die üblichen E-Mail-Adressen: accge.invoices für Deutschland und accno.invoices für Norwegen. Bitte denken Sie daran, die Bestellnummer auf Ihrer Rechnung anzugeben.

Kann ich die Zahlungsbedingungen in Coupa einsehen?
Ja, aber nur, wenn Sie im Coupa-Lieferantenportal angemeldet sind.

Ist es möglich, in Coupa zu sehen, ob eine Rechnung genehmigt oder bezahlt wurde?
Nein, Sie können den Status Ihrer Rechnung in Coupa nicht einsehen, da Speira Coupa nicht für die Rechnungsstellung und Zahlung verwendet.

Was ist PunchOut?
PunchOut ist eine technische Integration zwischen Speira und dem E-Commerce-System eines Lieferanten. Damit kann Speira direkt aus Coupa auf den Online-Katalog des Lieferanten zugreifen. Benutzer „punch outen” aus Coupa auf die Website des Lieferanten, wählen Produkte aus und kehren dann mit ihrem Warenkorb zur Genehmigung und Bestellung zu Coupa zurück.

Welche Lieferanten gelten als PunchOut-Lieferanten?
Lieferanten, die Folgendes anbieten: (i) Gehostete Kataloge über ihren eigenen Webshop (ii) Preise und Verfügbarkeit in Echtzeit (iii) Integrierte Bestellung über cXML

Wie funktioniert der PunchOut-Prozess?
Der Benutzer wählt Ihren Katalog in Coupa aus → Der Benutzer wird zu Ihrem Webshop weitergeleitet → Der Benutzer wählt Artikel aus → Der Warenkorb wird zurück an Coupa übertragen → Die Bestellung wird generiert und an Sie gesendet. 

Erhalte ich weiterhin eine Bestellung?
Ja. Auch bei PunchOut-Bestellungen erhalten Sie immer eine formelle Bestellung von Speira.

Benötige ich als PunchOut-Lieferant ein CSP-Konto?
Nein, ein CSP-Konto ist nicht erforderlich.

Wie werden Preise verwaltet?
Die Preise werden in Ihrem eigenen Webshop gepflegt und während der PunchOut-Sitzung dynamisch an Coupa weitergegeben. 

Wer ist für den Kataloginhalt verantwortlich?
Der Lieferant ist verantwortlich für: (I) Produktbeschreibungen (ii) Preise (iii) Bilder (iv) Verfügbarkeit

Kann ich Preise in Echtzeit aktualisieren?
Ja. Einer der Hauptvorteile von PunchOut ist die Preisgestaltung in Echtzeit. 

Wie werden Änderungen oder Probleme behandelt?
Technische Probleme oder Probleme mit dem Katalog sollten Ihrem Integrationsansprechpartner bei Speira gemeldet werden.

Welche technischen Standards werden unterstützt?
cXML; sichere HTTPS-Verbindungen